Blog

Nasz punkt widzenia

Stowarzyszenia zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym lub stowarzyszenia zwykłe, zgłoszone na piśmie właściwemu organowi nadzorującemu, oraz fundacje są obowiązane do prowadzenia pełnej księgowości. Obowiązki określa ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. oraz Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej. Przykładem podmiotów działających w formie stowarzyszenia zwykłego są kluby sportowe, uczniowskie kluby sportowe, ochotnicze straże pożarne. Stowarzyszenie zwykłe jest uproszczoną formą stowarzyszenia i nie posiada osobowości prawnej. Wymienione podmioty, nawet jeśli nie prowadzą działalności gospodarczej i utrzymują się wyłącznie ze składek członkowskich oraz nie korzystają z dotacji, są zobowiązanie zgodnie z prawem prowadzić księgi rachunkowe.
Podstawowym i wymaganym przez ustawę o rachunkowości jest dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości. "Polityka rachunkowości" tworzona jest indywidualnie dla organizacji. Polityka rachunkowości zawiera m.in. określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, zakładowy plan kont, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, wykazu ksiąg rachunkowych.
Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:
1) dziennik;
2) księgę główną;
3) księgi pomocnicze;
4) zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych;
5) wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).
Księgi mogą być prowadzone ręcznie, na przykład w formie "amerykanki" lub z wykorzystaniem oprogramowania księgowego. Dokumentami księgowymi są np.: faktury/rachunki kosztowe (zakupowe), raport kasowy wraz z dowodami KP i KW, raporty bankowe, polecenie księgowania, rachunki lub faktury sprzedażowe.

Z prowadzeniem ksiąg rachunkowych pojawiają się ważne terminy: np. okresowego – co miesięcznego ustalania obrotów i sald, terminy sporządzenia i zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Na dzień bilansowy, czyli na 31 grudnia, na podstawie prowadzonych ksiąg sporządza się sprawozdanie finansowe składające się z bilansu, rachunku zysków i strat, informacji dodatkowej obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego. Roczne sprawozdanie finansowe zgodnie z ustawą o rachunkowości należy sporządzić nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego, czyli do 31 marca. Większe stowarzyszenia i fundacje, które w poprzednim roku osiągnęły dwa z następujących trzech warunków:
1) średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,
2) suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego w walucie polskiej przekroczyła równowartości 2.500.000 euro,
3) przychody netto ze sprzedaży produktów i towarów oraz operacji finansowych w walucie polskiej stanowiła równowartości co najmniej 5.000.000 euro,
zobowiązane są do badania rocznego sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta oraz ich ogłaszania.

Roczne sprawozdania finansowe podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego, czyli do 30 czerwca.
Oprócz sprawozdawczości księgowej występują obowiązki wynikające z ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, który wyznacza termin do 31 marca na złożenie ostatecznego rozliczenia w postaci zeznania CIT- 8 z załącznikami.

Ustawodawca nałożył na organizacje znaczne obowiązki, lecz uporządkowanie spraw księgowych daje organizacji możliwość starania się o granty w urzędach na szczeblu samorządowym, wojewódzkim, ministerialnym lub też w innych fundacjach i stowarzyszeniach udzielających granty.

Autor: Agata Dębowska
Specjalista księgowości NGO
Wieloletni pracownik służb księgowych
Główny Księgowy
tel. 506 390 216
tel. 12 288 00 24